Automatische factuurverwerking die écht werkt.
Ontvang, verwerk en boek inkoopfacturen automatisch. Met OCR-factuurherkenning, 3-way matching en e-facturatie via Peppol verwerkt u inkomende facturen probleemloos, ongeacht uw boekhoud- of ERP-systeem.
Geen grip op de factuurstroom?
Stapels facturen die onder collega's circuleren. Een budgethouder die op vakantie is, terwijl de betaaltermijn afloopt. Onverwachte boekingen die pas zichtbaar worden na maandafsluiting. Geen realtime zicht op doorlooptijden of openstaande verplichtingen, terwijl uw maandcijfers gewoon moeten kloppen.
Handmatige factuurverwerking kost niet alleen tijd, het kost grip. Elke factuur die handmatig wordt overgetypt, is een kans op een typfout. Elke goedkeuring per e-mail is een audittrail die ergens zoekraakt. En elke verlopen betaaltermijn kost geld. Letterlijk, in de vorm van rente of misgelopen vroegbetalingskorting.
Wat lost automatisering concreet op?
Met automatische factuurverwerking worden inkoopfacturen direct na ontvangst ingelezen, herkend en gekoppeld aan de juiste workflow. Wat overblijft voor uw team is alleen het controleren van uitzonderingen. Niet meer het invoeren van standaardfacturen. De automatiseringsgraad ligt doorgaans tussen 70% en 95%, afhankelijk van het type factuur en of er een inkooporder aan voorafgaat.
Van ontvangst tot betaling, zonder handwerk.
Vier stappen waarmee elke inkoopfactuur (papier, PDF of e-factuur) automatisch zijn weg vindt naar uw ERP-systeem.
Factuurontvangst
Per e-mail, Peppol of upload. PDF, papier of XML: alles komt centraal binnen.
OCR-herkenning
Slimme scantechnologie leest leverancier, factuurnummer, bedragen, BTW en regels uit.
Matching & goedkeuring
3-way matching met inkooporder en ontvangstbon. Of digitale goedkeuringsflow op kostensoort.
Boeking in ERP
Goedgekeurde factuur wordt automatisch betaalbaar gesteld in uw boekhoudpakket.
Alles wat u nodig heeft, in één applicatie.
Van OCR-factuurherkenning tot Peppol-ontvangst, van mobiele goedkeuring tot 3-way matching. Invoice Complete combineert de essentiële functies voor moderne factuurverwerking.
OCR-factuurherkenning
Intelligente scansoftware leest leverancier, factuurnummer, bedragen, BTW en regelitems automatisch uit. Werkt op PDF's en op gescande papieren facturen.
3-way matching
Inkomende facturen worden automatisch gematcht met de bijbehorende inkooporder én ontvangstbevestiging. Bij volledige match: automatisch goedgekeurd. Bij afwijking: u ziet direct waar.
E-facturatie via Peppol
Ontvang elektronische facturen rechtstreeks via het beveiligde Europese Peppol-netwerk. Geen e-mail of PDF nodig, alleen gestructureerde data.
Mobiele app
Onderweg een factuur goedkeuren? Met de mobiele app heeft u altijd toegang tot uw inbox. U kunt controleren, goedkeuren of becommentariëren vanaf uw telefoon.
Realtime factuurstatus
Eén dashboard met de actuele status van alle facturen: ontvangen, ter goedkeuring, gefiatteerd, betaalbaar gesteld. Inclusief doorlooptijden en KPI's.
Digitaal archief
Elke gebruiker bouwt automatisch een doorzoekbaar archief op. Voldoet aan de wettelijke bewaarplicht. Papieren ordners in de kelder zijn niet meer nodig.
Procuratieschema
Goedkeuring volgens een vooraf vastgesteld procuratieschema, op basis van bedrag, kostensoort, kostenplaats of bedrijfsonderdeel. Volledig auditbestendig.
ERP-onafhankelijk
Werkt met elk financieel- of ERP-pakket. Standaardkoppelingen voor de meest gebruikte systemen, maatkoppelingen voor de rest. U hoeft zelf geen regel code te schrijven.
Rapportages & KPI's
Doorlooptijd per leverancier, percentage automatisch goedgekeurd, kosten per factuur. Cijfers waar finance- en inkoopprofessionals écht iets aan hebben.
Wat levert automatisering op?
Het aantal facturen dat per FTE verwerkt kan worden, stijgt fors zodra ontvangst, codering, validatie en goedkeuring geautomatiseerd verlopen. Zes manieren waarop dat zich vertaalt in concrete winst voor uw organisatie.
Lagere kosten per factuur
De gemiddelde verwerkingskosten van een handmatig verwerkte factuur liggen tussen € 8 en € 18. Met automatisering zakt dit tot een fractie daarvan.
Vroegbetalingskorting
Snelle goedkeuring betekent dat u tijdig betaalt, en dat u kortingen voor vroege betaling daadwerkelijk benut. Direct effect op uw marge.
Geen verloren facturen
Elke factuur staat centraal in het systeem, met automatische herinneringen aan goedkeurders. Een factuur die al een week op een bureau ligt? Bestaat niet meer.
Minder fouten
OCR controleert factuurgegevens automatisch tegen uw crediteurenadministratie. Dubbele betalingen en typfouten worden eruit gefilterd voordat ze schade aanrichten.
Compliance & auditbaarheid
Elke goedkeuring wordt vastgelegd met tijdstempel en gebruiker. Een audit gaat van tijdrovende reconstructie naar één klik in het systeem.
Capaciteit voor strategisch werk
Vrijgekomen tijd op de finance-afdeling kan worden ingezet voor analyses, rapportages en procesverbetering, in plaats van voor data-invoer.
Werkt met elk boekhoud- of ERP-pakket.
Standaardkoppelingen voor de meest gebruikte systemen in Nederland. Voor andere systemen zijn er open API's. U houdt uw huidige administratie, wij voegen de slimme schil eromheen.
Klaar om uw factuurverwerking te automatiseren?
Plan een vrijblijvende demo. We laten zien hoe Invoice Complete uw situatie en ERP-systeem aankan, plus wat de business case voor úw organisatie is.
Gratis demo aanvragen →Misschien antwoorden op uw vragen.
Automatische factuurverwerking is een proces waarbij inkoopfacturen volledig digitaal worden ontvangen, herkend, gecontroleerd en geboekt, zonder dat iemand handmatig gegevens hoeft over te typen. OCR-software leest de factuur, koppelt deze aan de juiste inkooporder of leverancier, en plaatst de boeking automatisch in uw financiële systeem.
Onze klanten besparen gemiddeld 75% verwerkingstijd per factuur. Een crediteurenadministratie die voorheen 1,5 week nodig had voor een factuur, verwerkt deze nu binnen 1 tot 3 dagen. Op jaarbasis betekent dat vaak meerdere FTE aan tijdwinst.
Ja. Invoice Complete is ERP-onafhankelijk en koppelt met onder andere Exact Online, Exact Globe, AFAS, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Unit4 en SnelStart. Voor andere ERP's bieden we maatwerkkoppelingen aan.
Bij 2-way matching wordt de factuur vergeleken met de inkooporder. Bij 3-way matching komt daar de ontvangstregistratie bij, voor extra controle vóór uitgaande betaling. Bij 4-way matching wordt ook de inspectie of kwaliteitscontrole meegenomen. Invoice Complete ondersteunt alle drie de varianten.
Ja. Invoice Complete ondersteunt e-facturatie via het Peppol-netwerk. E-facturen komen direct gestructureerd binnen, met 100% herkenningsgraad. OCR is dan niet meer nodig. Dat scheelt fouten en versnelt het proces nog verder.
Wij zijn ISO 27001 gecertificeerd voor informatiebeveiliging. Hosting vindt plaats in Nederlandse datacenters en alle data wordt versleuteld opgeslagen en verzonden. AVG-compliance is volledig geborgd.