3-way matching: automatische factuurcontrole.
Drie documenten, één controle. 3-way matching vergelijkt automatisch de inkooporder, ontvangstregistratie en factuur, en geeft pas akkoord voor betaling als alles klopt. Minder fouten, sneller proces, sluitende compliance.
Wat is 3-way matching precies?
3-way matching is de geautomatiseerde vergelijking tussen drie kerndocumenten in het inkoopproces: de inkooporder, de ontvangst en de inkoopfactuur. Pas als alle drie matchen op aantallen en bedragen, geeft het systeem akkoord voor betaling.
1. De inkooporder
Wat is besteld? Bij welke leverancier, voor welke prijs, in welke aantallen, en met welke leveringscondities. De inkooporder is de basis, vastgelegd vóór de levering plaatsvindt.
2. De ontvangst
Wat is daadwerkelijk geleverd? Het magazijn of ontvangende afdeling registreert digitaal welke goederen of diensten zijn binnengekomen, met aantallen en eventuele afwijkingen.
3. De factuur
Wat wordt er in rekening gebracht? De inkomende factuur (herkend via OCR of binnengekomen via Peppol) bevat de kosten, BTW en betalingsvoorwaarden.
Het verschil tussen 2-, 3- en 4-way matching.
Niet elke organisatie heeft dezelfde controle nodig. Invoice Complete ondersteunt alle drie de varianten. U kiest per leverancier of factuursoort welke matching-regels gelden.
2-way matching
Inkooporder versus factuur. Geschikt voor diensten of standaard inkopen waarbij geen fysieke ontvangst plaatsvindt, zoals bij abonnementen, consultancy of softwarelicenties.
3-way matching
Inkooporder + ontvangst + factuur. De gangbare standaard voor goederen-inkoop. Voorkomt dat u betaalt voor zaken die niet (volledig) zijn geleverd.
4-way matching
Inkooporder + ontvangst + kwaliteitsinspectie + factuur. Voor branches met strikte kwaliteitseisen, zoals pharma, medisch en productie. Pas na inspectie wordt de factuur vrijgegeven.
Waarom 3-way matching het verschil maakt.
Minder spookfacturen
Een factuur zonder bijhorende inkooporder of ontvangst wordt direct gesignaleerd. U betaalt nooit per ongeluk een dubbele of valse factuur.
Sluitende compliance
Voor accountantscontrole en interne audits ligt elke goedkeuring vast: wie keurde goed, wanneer, en op basis van welke documenten.
Snellere doorlooptijd
Bij een volledige match (order, ontvangst en factuur kloppen) kan de boeking automatisch worden vrijgegeven. Geen handmatige tussenstap meer nodig.
Gericht uitzonderingsbeheer
Alleen facturen met afwijkingen vragen om aandacht. Uw crediteurenadministratie kan zich richten op de uitzonderingen, niet op routinecontroles.
Klaar om uw factuurcontrole te automatiseren?
In een korte demo laten we zien hoe 3-way matching werkt op uw eigen data, met uw eigen ERP en uw eigen leveranciers.
Demo aanvragen →